制定日 平成16年11月11日
最終改定日 令和4年4月1日
株式会社ＮＫＳサービスセンター
代表取締役社長 尾越 達男
株式会社ＮＫＳサービスセンター(以下｢当社｣といいます)は、各種事務代行業務、損害保険代理店業務等において、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
1．当社は以下の業務において当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、個人情報を取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ適法、公正に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
(1)各種企業・団体または個人から委託を受けて行なう各種料金等の口座振替、振込による集金代行業務に付随する業務
(2)送金事務、一般事務、各種記帳事務、各種会員管理事務の代行業務および付随する業務
(3)各保険会社より保険業務の委託を受けて行う損害保険代理店業務
2．当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3．当社は、個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
当社が社内規定に定める個人情報の安全管理措置の主な具体的な内容は以下の通りです。安全管理措置に関するご質問については、下記のお問合せ窓口で受け付けております。
- 個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
- 個人情報の取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその任務等について取扱規程を策定し、必要に応じて見直しています。
- 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。
- 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に規定しています。
- 個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
- 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
- アクセス制限を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
4．当社は、個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をします。
5．当社は、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、個人情報保護マネジメントシステムを適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
以上
